Prozess- und Projektmanagement

  • Projekte und Aufgaben
  • Aktivitäten (Work Items) zur Aufgabenplanung und Leistungserfassung
  • Aufgabenbezogender Direktzugriff auf Informationen
  • Generierung von Besprechungsprotokollen, Verfolgung der Protokollaktivitäten

Projekte und Aufgaben

Ein Bereich des Wissensmanagements ist auch die sinnvolle und übersichtliche Verwaltung von Projekten und Aufgaben. Bei loops lassen sich dabei einem Projekt beliebig viele Aufgaben unterordnen. Dabei bestehen die Aufgaben wiederum aus einzelnen Arbeitsschritten: Den Aktivitäten, bzw. Work Items.

Aktivitäten (Work Items)

Eine Aktivität ist ein Arbeitsschritt einer Aufgabe, der einer verantwortlichen Person zugewiesen ist. Weitere Informationen sind dabei Zeit (Datum, Dauer), Beschreibung und Status. Aktivitäten können selbst übernommen oder an andere Mitarbeiter delegiert werden.

Damit lassen sich Tätigkeiten nicht nur planen, sondern auch deren Ausführung aufzeichen (aufgabenbezogene Stunden- bzw. Leistungserfassung).

Zugriff auf eine Aktivitätenliste ist projektbezogen über die Aufgabe möglich, was durch die Statusangaben einen Überblick über den Arbeitsfortschritt eines Projekts verschafft. Die Aufzeichnung von Ist-Aktivitäten (Leistungserfassung) und deren Auswertung kann die Basis für eine Leistungsabrechnung gegenüber Kunden oder eine projektbezogene Deckungsbeitragsrechnung sein.

Daneben kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Aktivitäten übersichtlich verwalten und durch Verlinkungen zur jeweiligen Aufgabe auf relevante Informationen zugreifen.

Aufgabenbezogender Direktzugriff auf Informationen

Um auf wichtige Informationsobjekte schnell zugreifen zu können, ist jede Aufgabe mit ihren zugehörigen Daten, Ressourcen und Themen verlinkt. So sind relevante Dokumente und Informationen aufgelistet und schnell zur Verarbeitung und Verwendung erreichbar.

Terminverwaltung

Neben Projekten und Aufgaben können mit loops auch Termine, z.B. Besprechungen oder Schulungen, verwaltet werden. Die Termine können dabei in einem Kalender oder in einer Terminliste angezeigt werden.

Termine können wie alle Objekte in loops geeigneten Oberbegriffen (z.B. Themen, Abteilungen, Projekten) zugeordnet werden. Durch die Zuordnung von Ressourcen oder Unterbegriffen zu einem Termin kann dafür gesorgt werden, dass sich alle für einen Termin wesentlichen Informationen (z.B. Agenda, Teilnehmerliste, Unterlagen, Protokolle) unmittelbar und ohne aufwendige Suche im Zugriff befinden.

Generierung von Besprechungsprotokollen, Verfolgung der Protokollaktivitäten

loops erlaubt auch die Erstellung von Terminen und Besprechungen, die in Aufgaben, bzw. Tagesordnungspunkte, unterteilt sind. Jeder dieser Tagesordnungspunkte kann wiederum Aktivitäten enthalten.

In diesen Aktivitäten wird festgehalten, welche Arbeitsschritte von welchem Mitarbeiter bis wann ausgeführt werden sollen. Sie entsprechen dabei den Aktivitäten (Work Items), die Projekten zugeordnet sind.

Auf der Basis der eingegebenen Daten kann loops dabei auf Knopfdruck ein Besprechungsprotokoll als Word-Datei generieren.



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