Dokumentenmanagement

  • loops als DMS (Dokumentenmanagementsystem)
  • Dokumente sind Ressourcen
  • Klassifizierung von Dokumenten
  • Ausbaumöglichkeit: Automatische Klassifizierung von Dokumenten
  • Suche nach Dokumenten
  • Einbinden von Dokumenten aus dem Dateisystem
  • Ausbaumöglichkeit: Anbindung anderer Dokumentenmanagementsysteme
  • Einbinden von E-Mails
  • Versionierung

loops als DMS (Dokumentenmanagementsystem)

loops bietet die Möglichkeit Dokumente bestmöglich zu ordnen und zu verwalten, indem es eine Concept Map (Begriffslandkarte) als Grundlage verwendet. Dabei werden Dokumente Themen, Bereichen oder anderen Begriffen zugeordnet.

Durch diese Verknüpfungen von Begriffen entsteht ein strukturiertes Netzwerk, in dem sich Dateien durch vielfältige Pfade problemlos auch von verschiedenen Ausgangspunkten finden lassen.

Die Dokumente sind dabei entweder direkt im Dateisystem oder oder einer Datenbank gespeichert.

Dokumente sind Ressourcen

Dokumente werden als so genannte Ressourcen (s. loops-Basisfunktionen) abgelegt.

Diese Ressourcen können in der Concept Map beliebig mit Begriffen verbunden werden und sind so durch verschiedenartige Wege zwischen den Begriffen erreichbar. Die Ressourcen stellen dabei die Endpunkte der Verknüpfungspfade dar.

Klassifizierung von Dokumenten

Dokumente werden dadurch klassifiziert, dass sie einem oder mehreren Begriffen (z.B. Themen, Personen, Aufgaben, Prozessen) zugeordnet werden. Da diese in der Regel wiederum weiteren Oberbegriffen zugeordnet sind, werden die Dokumente so in ein Netz aus Begriffen eingebunden. Auf diese Weise werden auch komplexe Zusammenhänge umfassend und ohne Informationsverlust dargestellt.

Ausbaumöglichkeit: Automatische Klassifizierung von Dokumenten

Wenn eine große Zahl von Dokumenten in loops aufgenommen wird, kann es sinnvoll sein, diese nicht aufwendig von Hand zu klassifizieren, sondern diese Einbindung in die Concept Map automatisch anhand von Eigenschaften der Dokumente vornehmen zu lassen.

Eine solche automatische Klassifizierung ist in der Regel an die individuellen Anforderungen und die für die einzubindenden Dokumente geltenden Regeln anzupassen.

Suche nach Dokumenten

Neben der Navigation unmittelbar in der Concept Map können Dokumente auch über eine eigenständige Suchfunktion wiedergefunden werden. Bei allen Textdokumenten kann hierbei nach einzelnen im Text enthaltenen Wörtern gesucht werden (Volltextsuche), die Suche kann aber auch auf den Titel oder die Kurzbeschreibung des Dokuments beschränkt werden.

Diese textorientierte Suche lässt sich mit der Suche über die Klassifizierung der Dokumente in der Concept Map kombinieren, so dass eine hohe Selektivität der Suchergebnisse erreicht werden kann.

Einbinden von Dokumenten aus dem Dateisystem

Für das Einbinden von Dokumenten ist dabei nicht zwingend ein Upload der Daten erforderlich, stattdessen erfolgt die Speicherung und Verwaltung von Dateien auf einem Dateisystem (Server). Dadurch ist für den Zugriff auf die Dokumente eine Pfadangabe ausreichend, das Dokument selbst wird nicht in der Datenbank gespeichert.

Ausbaumöglichkeit: Anbindung anderer Dokumentenmanagementsysteme

loops behält dabei die Flexibilität auf Wunsch auch andere DMS (Dokumentenmanagementsysteme) über Schnittstellen anzubinden.

Einbindung von E-Mails

loops bietet die Möglichkeit, so genannte IMAP Mailboxen unmittelbar in die Datenbank einzubinden. Dadurch werden die in der Mailbox gespeicherten E-Mails als Ressourcen in loops eingebunden und können wie andere Ressourcen bzw. Dokumente über die Concept Map klassifiziert werden. Die so eingebundenen Mails können anschließend auch über die Volltextsuche gefunden werden.

Versionierung von Dokumenten

Es ist möglich, vor der Änderung einer Ressource den aktuellen Inhalt eine neue Version anzulegen. Dadurch bleibt der vorherige Inhalt der Ressource als Vorgängerversion erhalten. Über die Auflistung von Versionen kann auf ältere Versionen zugegriffen werden.



Calendar

« December 2018 »
  Mo Tu We Th Fr Sa Su
48 1 2
49 3 4 5 6 7 8 9
50 10 11 12 13 14 15 16
51 17 18 19 20 21 22 23
52 24 25 26 27 28 29 30
1 31